4.01 Assemblées annuelles
Une assemblée annuelle des membres aura lieu tous les ans à la date fixée de temps à autre par le conseil, à condition que l’assemblée annuelle ait lieu au plus tard quinze (15) mois après l’assemblée annuelle précédente et au plus tard six (6) mois après la fin de l’exercice financier précédent de l’Association. L’assemblée annuelle est tenue aux fins d’examen des états et rapports financiers de l’Association qui doivent y être présentés en vertu de la loi, d’élection des directeurs/directrices, de nomination d’un expert-comptable et afin de traiter de toute autre question qui pourrait être régulièrement soumise à l'assemblée ou requise en vertu de la loi.
4.02 Assemblées spéciales
Le conseil peut à l’occasion convoquer une assemblée spéciale des membres afin de traiter de toute autre question qui pourrait être régulièrement soumise aux membres. Sur présentation d’une demande écrite de la part de membres représentant un minimum de cinq pour cent (5 %) des voix pouvant être exprimées lors d’une assemblée dont la convocation est demandée, le conseil convoquera une assemblée spéciale des membres, sauf si les exceptions prévues par la loi sont satisfaites. Si les directeurs/directrices ne convoquent pas l’assemblée dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la demande, l’un ou l’autre des membres ayant signé la demande peut convoquer l’assemblée.
4.03 Lieu des assemblées
Les assemblées des membres peuvent se dérouler à tout endroit au Canada désigné par le conseil ou à l’extérieur du Canada si tous les membres ayant droit de vote à une telle assemblée appuient cette décision.
4.04 Questions spéciales
Toutes les questions traitées lors d’une assemblée spéciale des membres et toutes les questions traitées lors des assemblées annuelles des membres, à l’exception de l’examen des états financiers, du rapport de l’expert-comptable, de l’élection des directeurs/directrices et de la reconduction du mandat de l’expert-comptable, constituent des questions spéciales.
4.05 Avis d’assemblée
En conformité et sous réserve de la loi, un avis indiquant l’heure et le lieu de l’assemblée des membres doit être remis à chaque membre ayant droit de vote lors de l’assemblée par les moyens suivants :
- (a) par courrier, service de messagerie ou livraison personnelle à chaque membre ayant droit de vote lors de l’assemblée, pendant une période de 21 à 60 jours avant le jour de l’assemblée; ou
- (b) par communication téléphonique, électronique ou autre à chaque membre ayant droit de vote lors de l’assemblée, pendant une période de 21 à 35 jours avant le jour de l’assemblée.
Lorsque l’Association remet un avis électronique, comme mentionné à la section 4.05(b), et si un membre demande que l’avis soit remis par des moyens non électroniques, l’Association remettra un avis d’assemblée au membre présentant la demande à l’aide des moyens décrits dans la section 4.05(a).
Un avis d’assemblée des membres doit aussi être envoyé à chaque directeur/directrice ainsi qu’à l’expert-comptable de l’Association dans un délai de 21 à 60 jours précédant le jour de l’assemblée. Les avis de convocation à toutes les assemblées des membres au cours desquelles des questions spéciales seront traitées doivent préciser la nature de ces questions de façon suffisamment détaillée à permettre au membre de se former un jugement éclairé sur les questions et fournir le texte de toute résolution spéciale ou tout règlement qui sera soumis à l’assemblée. Les directeurs/directrices peuvent fixer une date de clôture des registres en vue de déterminer les membres ayant droit de recevoir un avis d’assemblée des membres conformément aux exigences de l’article 161 de la loi. Sous réserve de la loi, un avis d’assemblée des membres remis par la corporation doit inclure toute proposition soumise à la corporation en vertu de la section 4.13.
4.06 Renonciation à l’avis
Tout membre ou toute autre personne en droit d’assister à une assemblée des membres peut renoncer, en tout temps et de n’importe quelle manière, à l’avis de convocation à une assemblée des membres, et la présence de ces personnes à une assemblée des membres équivaut à une renonciation à l’avis de convocation à l’assemblée, sauf s’ils n’assistent à la réunion que dans le but exprès de faire obstacle au traitement de toute question sous prétexte que l’assemblée n’a pas été légalement convoquée.
4.07 Personnes en droit d’assister
Les seules personnes en droit d’assister à l’assemblée des membres sont ceux ayant droit de vote à l’assemblée, les directeurs/directrices, les dirigeants/dirigeantes et l’expert-comptable de l’Association ainsi que toute autre personne ayant le droit ou l’obligation d’assister à l’assemblée en vertu d’une disposition de la loi et des statuts ou règlements de l’Association. Toute autre personne ne sera admise que si elle a été invitée par le président/la présidente de l’assemblée ou par résolution ordinaire des membres.
4.08 Président/présidente de l’assemblée
Le président/la présidente des assemblées des membres est le président/la présidente ou le président/la présidente désigné(e) si le président/la présidente est absent ou dans l’impossibilité de participer. En cas d’absence du président/de la présidente et du président /de la présidente désigné(e), les membres assistants à l’assemblée et ayant droit de vote choisiront un des leurs pour présider l’assemblée.
4.09 Quorum
Sous réserve de la loi, le quorum de toute assemblée des membres sera de vingt-cinq (25) membres présents. Si le quorum est respecté à l’ouverture de l’assemblée des membres, les membres présents peuvent traiter des questions de l’assemblée même si le quorum n’est pas maintenu pendant l’assemblée. Aux fins de détermination du quorum, un membre peut être présent en personne, par procuration ou par voie téléphonique et/ou par tout autre moyen électronique.
4.10 Assemblées tenues par moyens électroniques
Une assemblée des membres peut être tenue par moyens téléphoniques ou électroniques conformément à la loi, comme suit :
- Toute personne en droit d’assister à une assemblée des membres peut participer à une assemblée par moyens téléphoniques, électroniques ou autre moyen de communication qui permet à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant l’assemblée, si l’Association rend ces moyens de communication disponibles et que l’assemblée répond aux exigences de la loi et de la réglementation. Toute personne participant à une assemblée par ces moyens est réputée être présente à la réunion.
- Malgré la clause (a), si les directeurs/directrices ou les membres de l’Association convoquent une assemblée des membres, ces directeurs/directrices ou membres, selon le cas, peuvent décider que l’assemblée se déroulera, conformément à la loi et à la réglementation, entièrement par moyens téléphoniques, électroniques ou par d’autres moyens de communication qui permettent à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant l’assemblée.
- Toute personne participant à une assemblée des membres par moyens téléphoniques, électroniques ou autre moyen de communication, et ayant droit de vote à une telle assemblée peut voter à l’aide du moyen de communication mis à sa disposition par l’Association à cette fin. Lorsque l’on doit procéder à un vote lors d’une assemblée des membres, celui-ci peut être effectué par moyens téléphoniques, électroniques ou autre moyen seulement si ce moyen permet de recueillir les votes d’une manière qui assure leur vérification subséquente, et qui permet aux votes comptabilisés d’être présentés à l’Association sans qu’il soit possible pour l’Association de savoir quel membre a voté.
4.11 Vote d’absent par procuration
Chaque membre ayant droit de vote à une assemblée des membres peut désigner un mandataire, ou un ou plusieurs mandataires suppléants qui ne sont pas membres, pour assister à l’assemblée et pour agir de la manière et dans la mesure autorisée par la procuration et avec l’autorité qui lui est conférée sous réserve de ce qui suit :
- une procuration est valable seulement à l’assemblée pour laquelle elle est accordée ou à la poursuite de cette assemblée après une levée de séance;
- un membre peut révoquer une procuration en déposant un instrument écrit signé par le membre, conformément à la réglementation;
- un mandataire ou un mandataire suppléant détient les mêmes droits que le membre l’ayant désigné, y compris le droit d’adresser la parole à l’assemblée des membres sur toute question, de voter par bulletin de vote à l’assemblée, de demander un bulletin de vote à l’assemblée, et sauf si le mandataire ou le mandataire suppléant a reçu des instructions contradictoires de la part de plus d’un membre, de voter à l’assemblée à main levée;
- la procuration doit être faite par écrit et signée par le membre ou l’avocat du membre, et elle sera conforme aux exigences de la réglementation; et
- les votes par procuration seront recueillis, comptabilisés et annoncés de la manière dictée par le président/la présidente de l’assemblée.
4.12 Majorité des voix
Lors de toutes les assemblées des membres, chaque question doit être décidée par une majorité des voix exprimées sur la question, sauf disposition contraire des statuts ou de la réglementation, ou de la loi. En cas d’égalité des voix, le président/la présidente de l’assemblée a droit à un second vote ou à un vote prépondérant, en plus de son vote initial.
4.13 Propositions lors des assemblées annuelless
Sous réserve du respect de l’article 163 de la loi, un membre ayant droit de vote à l’assemblée annuelle peut soumettre à la corporation un avis relatif à toute question que le membre propose de soulever à l’assemblée annuelle (une « Proposition »). Toute proposition peut inclure des mises en nomination pour l’élection de directeurs/directrices si la proposition est signée par un minimum de cinq pour cent (5 %) des membres ayant droit de vote à l’assemblée. Sous réserve de la loi, la corporation doit inclure la proposition dans l’avis de convocation à l’assemblée, et si le membre en fait la demande, doit aussi inclure un énoncé du membre en appui à la proposition ainsi que le nom et l’adresse du membre. Le membre ayant soumis la proposition doit payer le coût de l’inclusion de la proposition et de tout énoncé dans l’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle la proposition sera présentée, à moins de disposition contraire par résolution ordinaire des membres assistants à l’assemblée.